Документооборот определяет вопросы учета и движения документов предприятий и организаций.
В современных условиях ведения бизнеса широко используются элементы электронного документооборота, обеспечивающие доставку первичной документации средствами телекоммуникации (факсы) и через сеть Интернет (электронная почта).
К сожалению, о полном переходе на электронный документооборот говорить пока не стоит, так как не готова законодательная база и нечетко определены правила идентификации документов, подписанных с использованием цифровой подписи.
Принципы организации документооборота предприятия:
— оперативное прохождение документов всех типов;
— оптимизация перемещений (исключение возвратных перемещений);
— однонаправленность порядока перемещения и обработки документов.
Документооборот на предприятии отражает обработку и движение основных видов документов:
- Входящие документы
это прежде всего различные первичные документы — счета-фактуры, накладные, инвойсы и пр., отражающие хозяйственную деятельность предприятия и его отношения с контрагентами. На основании первичных документов строится бухгалтерский и налоговый учет. - Внутренние документы
отражают внутренние процессы предприятия — приказы, распоряжения и другие документы регламентирующие те или действия сотрудников в процессе производства. Часть внутренних документов относится к кадровому учету на предприятии. - Исходящие документы
служат для подтверждения результатов деятельности предприятия. К исходящим документам относятся также всевозможная отчетность организации перед органами государственного контроля.
